Normalmente cuando un odontólogo pasa a gestionar una clínica dental se encuentra con decenas de problemas que no tenía previsto afrontar, como el papeleo, el trabajo administrativo, las finanzas o el trato con los pacientes. Tener un negocio no es tarea fácil, por eso hemos preparado estos consejos que te ayudarán a organizar tu clínica con éxito. Todos ellos basados en las últimas novedades en la gestión integral de clínicas dentales.
Gestionar al equipo humano
Las personas son la parte más importante de cualquier negocio. Tanto tus trabajadores como tú debéis estar correctamente formados y tener tanto la actitud como las aptitudes necesarias para desenvolverse con soltura en vuestro puesto de trabajo.
Las nóminas, las vacaciones, las bajas y los horarios de trabajo son cuestiones con las que habitualmente lidiarás y tendrás que estar preparado para ello o saber delegarlo en otra persona. Si estableces los roles de cada uno y sus respectivas obligaciones con claridad, podrás optimizar el tiempo de tus empleados y evitar la duplicidad de tareas.
Dependiendo del tamaño de la clínica, debemos tener o no un encargado de estos procesos, pero siempre hay que contar con el asesoramiento de una empresa o persona externa que esté al día en estos temas
Llevar el control de las finanzas
No es solo por las posibles inspecciones de Hacienda que puedas tener, sino porque siempre es conveniente disponer de datos suficientes para poder realizar un balance de los gastos e ingresos y así conocer de primera mano la salud financiera de tu clínica y las nuevas tecnologías para aumentar la rentabilidad de una clínica dental, teniendo siempre presente que es posible que existan diferentes cajas para diferenciar servicios u oficinas.
Con un adecuado control de las finanzas será más fácil eliminar los gastos innecesarios y destinar las partidas correctas a las inversiones requeridas, optimizando los recursos disponibles.
Algo muy básico que nos ayudará a empezar es hallar el punto de equilibrio del negocio. Si contamos con los gastos básicos con los que tenemos que empezar, hay que hacer la proyección de ventas que hará que nuestra actividad sea rentable y empiece a dar dinero. No consiste sólo en ganar un sueldo, que también, sino que la empresa de dividendos a los posibles socios que podríamos tener.
Controlar el inventario
Para los dentistas es primordial disponer de todo lo necesario para realizar su trabajo, y a los pacientes le gusta que esté todo correcto. No debes olvidar que hay instrumentos que se rompen y también elementos desechables que necesitan ser reemplazados rápidamente.
La clínica tiene que estar totalmente equipada siempre, la falta de cualquier elemento puede arruinar una cita.
Realizar un seguimiento de los pacientes
Los pacientes son el centro sobre el que gira todo lo demás, sin ellos sería imposible el mantenimiento de una clínica. Existen varios tipos de pacientes, los que vienen por primera vez, los que son habituales, los curiosos, los que tienen revisiones periódicas…
Todos ellos tienen en común que necesitan cita previa para ser atendidos, así como que requieren de un seguimiento para confirmar que el tratamiento cumple con su cometido.
Para ello es primordial que dispongas de una agenda compartida que te permita conocer el nivel de ocupación de tus trabajadores de un vistazo y recibir avisos cuando haya que proceder a una revisión.
No debemos olvidar nunca que la agenda es el motor de la clínica y que debe estar perfectamente ordenado y planificado.
Comunicarse con los pacientes
La gestión de los pacientes de una clínica dental implica disponer un buen sistema de comunicación con el que puedas, entre otras cosas, avisarles antes de una cita y que así no se olviden de ir. Una cita a la que nadie acude cuesta dinero, por lo que hay que intentar evitar que se produzca esa situación.
Una base de datos en la que poder registrar todos los números de teléfono y las fichas de los pacientes con su correspondiente historial clínico e información relacionada, será de gran utilidad para que tengan la atención que se merecen.
Además hay que cuidar a las personas que están en la recepción, ya que son la cara amable que se encuentran los posibles pacientes al entrar en la clínica, y tener protocolos para poder tratar a los pacientes con diligencia, cortesía y la suficiente amabilidad.
Organizar la clínica
Relacionado con todo lo anterior está la organización, en general. La organización podríamos definirla como la gestión integral de la clínica, es decir, de los aspectos laborales, fiscales o puramente sanitarios.
Tradicionalmente han sido un conjunto de acciones que han ocupado mucho tiempo y demasiado espacio físico. De hecho, no son pocas las clínicas que han necesitado alquilar espacio extra para guardar informes y documentos empresariales.
En la actualidad, ya no es necesario pasar por eso, existen diversas soluciones informatizadas que permiten organizar todo de una manera cómoda en un ordenador o un móvil.
Invertir en marketing
Darse a conocer es también una parte importante, sobre todo cuando se está empezando y no hay mucha gente que te conoce. El marketing en clínicas dentales está pensado para atraer a nuevos clientes y dar un retorno de inversión, por lo que se recomienda tenerlo en cuenta.
En cosas tan pequeñas como un buen diseño, tanto de la clínica, así como de la papelería etc…, hacemos que el paciente tenga un sentimiento de marca y de pertenencia hacia nosotros, que es tan importante para conseguir fidelizarlos para que vuelva a sus revisiones previstas.
Hay que hacer campañas proactivas para que el paciente se interrelacione más con la clínica, vía web, redes sociales y otros.
Planificar
La planificación es el proceso que te permite fijar objetivos y las estrategias para alcanzarlos. Sin ella tendrías que confiar todo el futuro al azar, lo que podría salir mal o bien, pero, ¿de verdad quieres jugártela?
Una parte importante de la planificación es la medición de resultados, que te ayudará a saber si se han cumplido los objetivos, y en caso de que no fuera así conocer los motivos y emprender más adelante nuevas acciones sin errores del pasado.
En conclusión, gestionar una clínica dental es mucho más que atender a los pacientes, ya que abarca la parte administrativa, financiera y de recursos humanos por lo que, a priori, no es una tarea fácil. Quizás por ello, la mayoría de los gestores disponen de un software de gestión integral dental con el que llevan el control de su clínica dental de una manera ordenada y fácil de consultar, probablemente esta también sea la mejor opción para ti.
