Independientemente del tamaño o del nivel de consolidación de una clínica dental resulta necesario llevar a cabo el control de la gestión, los servicios, la contabilidad y, en general, de todo lo relativo a la marcha de la empresa.
Sacar adelante una clínica requiere mucho tiempo, no solo para dedicárselo a los pacientes, sino para organizar las cuentas, el personal laboral, llevar las obligaciones fiscales al día, controlar el inventario, realizar los pedidos… En definitiva, muchísimas cosas que cuando se suman ocupan muchas horas de las que el gestor no suele disponer.
Sacar adelante una clínica requiere mucho tiempo, no solo para dedicárselo a los pacientes
Por suerte, las nuevas tecnologías para clínicas dentales han posibilitado el desarrollo de programas informáticos que facilitan la organización de una manera cómoda y fiable. Se trata de soluciones de gestión integral diseñadas para que todo el equipo colabore en la gestión de la empresa, y que todo quede registrado, sin necesidad de inmensos armarios para guardar el papeleo. Puede que nunca hayas utilizado estas aplicaciones, pero definitivamente necesitas una.
Te contamos las claves de un buen programa para clínicas dentales, uno que te permita eliminar las incongruencias y reducir los errores humanos. En definitiva, gestionar con éxito una clínica dental.
El control es importante, no por falta de confianza, sino precisamente para que aquellas personas que no estén especializadas en una materia eliminen por error o modifiquen contenido necesario. Si existen diferentes permisos podrás conocer en cada momento quién ha realizado un cambio y controlar la información que ve cada trabajador. De esta forma protegerás determinada información sensible, como la situación económica de la empresa.
Las facturas son documentos oficiales que contienen información legal necesaria para la realización del cobro de un determinado servicio. Las facturas electrónicas tienen la misma validez que las de papel, la diferencia es que son emitidas desde un programa informático que utiliza firma digital para darle autenticidad. Existen muchos programas que pueden hacer esto, pero si de lo que se trata es de gestionar todo desde la misma suite es totalmente necesario que disponga de esta posibilidad.
Ningún negocio puede subsistir sin una contabilidad bien gestionada. Controlar los gastos y los ingresos en una clínica dental permite tomar decisiones relativas a las inversiones, a la contratación de personal, a las acciones de marketing y muchas más.
Lo ideal es que el programa por la que te decidas disponga de varias cajas diferentes, para así controlar el flujo de dinero, es decir, conocer el capital en efectivo, en el banco, los cheques que quedan sin cobrar… Es probablemente la manera más ordenada de llevar tu contabilidad.
Es muy importante disponer de las máximas facilidades para la importación de datos. Es decir, tu software y su equipo técnico deben facilitar tanto la importación como la exportación de información. Esto te evitará quebraderos de cabeza y hará que no pierdas nada que pueda resultar de valor.
No puedes olvidar que se trata de un programa que tiene que estar pensado para dentistas, por lo que tiene que tener compatibilidad y capacidad de enlazarse con el software de los principales sistemas de aparatología de radiovisión, teleradiografía, cefalometría, etc… De esta manera cuando consultes la información de un paciente tendrás ordenado todo de manera visual, sin necesidad de acudir a otro lugar.
Normalmente en las clínicas dentales comparten espacios profesionales con diferentes especializaciones. Tu software tiene que ser capaz de atender las necesidades de todos ellos, por eso debe incluir todo lo necesario para gestionar ortodoncias, cirugías, tratamientos periodontales, odontogramas, etc…
Un sistema en la que todo el equipo pueda hacer anotaciones e introducir información es tremendamente útil para que nada se escape. Con ella podrás saber si el paciente que esperas ha llegado, conocer cuantos quedan por atender, establecer recordatorios automáticos de citas, mandar emails… Todo con pocos clics y desde el mismo lugar. Así podrás dedicarte a tu trabajo y no estar pendiente de mil cosas a la vez.
En la búsqueda del programa perfecto para el dentista la experiencia es un valor y una seguridad. Si el programa ha tenido en cuenta las opiniones de los dentistas y lleva años siendo utilizado por un gran número de clínicas, posiblemente será más fiable que un software comercial generalista que aún no conoce las necesidades de sus clientes.
Es habitual escuchar a los comerciales decir que su producto es facilísimo, sencillísimo, rapidísimo y todos los «ísimos» que quieran usar, pero hasta que no te muestran verdaderamente cómo funciona y te enseñan a sacarle el máximo potencial no puedes estar seguro de ello. Una formación específica te ayudará sin duda a saber cómo utilizar las distintas funcionalidades, optimizando su rendimiento y, por lo tanto, la gestión de tu clínica.
Es importante que el programa que selecciones no requiera de grandes requisitos técnicos para su instalación, para que pueda utilizarse en cualquier ordenador y, por lo tanto, no te obligue a invertir en nuevos equipos.
Es habitual que, en ocasiones, sea necesario consultar algo fuera de la oficina, ya sea una cita, un número de teléfono o un presupuesto. Es más, es posible que algún día necesites trabajar desde casa o desde otro lugar. Para hacerlo es importante que el software de gestión permita la conexión telemática.
Y, para terminar, no podemos dejar en el tintero el hecho de que cada clínica es un mundo. Las hay de todos los tipos y tamaños, por lo que necesitas un programa que se adapte a tus necesidades, que no te obligue a tener funcionalidades que no te hacen falta y, por qué no, que te permita ahorrar contratando exclusivamente lo que vas a utilizar.
Con estas claves no se te escapará el mejor programa para gestionar tu consulta dental. ¿Tienes alguno en mente? ¿Has encontrado ya tu software ideal?