Los dentistas tratan con pacientes, con proveedores y con compañeros de trabajo. Necesitan formarse continuamente, acudir a eventos, tienen obligaciones legales, se enfrentan al pago de impuestos y a la promoción física y online de sus clínicas. Todo ello requiere de mucho tiempo y solo si saben gestionarlo correctamente podrán llevar a cabo todas sus obligaciones de manera satisfactoria. Conoce cómo gestionar el tiempo en una clínica dental.
La mejor forma de aumentar la satisfacción de los pacientes de la clínica
Cuando se trabaja de cara al público hay varias cuestiones a tener en cuenta, como pueden ser la amabilidad en el trato, la calidad de los servicios o la gestión del tiempo. Todas son esenciales, pero esta última suele ser la gran olvidada por aquellos que administran o dirigen una clínica dental.
El tiempo es un bien muy valioso y además es finito, por lo que, como es normal, los pacientes no quieren pensar que están perdiéndolo. En realidad, a nadie le gusta perder su tiempo, por este motivo conseguir una adecuada administración del tiempo es primordial para obtener clientes contentos. ¿Y qué pasa si no la hay? Buena pregunta: fácil, si el gestor no es capaz conseguirlo se verá desbordado por la acumulación de tareas, lo que inevitablemente llevará a un crecimiento del número de personas en la sala de espera y obviamente su tiempo de permanencia en ella.
Por el contrario, si se aprovechan los horarios y las cargas de trabajo son adecuadas se reducirá el estrés del equipo y se conseguirá una atención más positiva. Todos ganan.
Planificar las tareas del equipo administrativo y odontológico
Un retraso, por pequeño que sea, afectará al equipo y a la agenda del día, que tendrá que modificarse para que los pacientes sufran el menor perjuicio posible. A veces los retrasos son inevitables, pero otras en cambio son causados directamente por una mala administración y asignación de tareas, ¡eso hay que remediarlo!
Para gestionar con éxito una clínica dental los trabajadores deben tener claras sus funciones y sus ocupaciones diarias. Para ello es recomendable que los integrantes dispongan de un calendario compartido y actualizado que les permita conocer de un rápido vistazo la disponibilidad de sus compañeros, para que las citas no se pisen.
A la hora de planificar también resulta recomendable prever la existencia de urgencias que tengan prioridad en la atención, estableciendo un protocolo de actuación que puede contener, si fuera necesario, la cancelación de reuniones o la modificación de las mismas con suficiente antelación para causar el menor menoscabo posible.
La idea es intentar que el paciente esté el menor tiempo posible en la sala de espera y que así pueda aprovechar el suyo propio. Asignar las tareas y la duración de las mismas es básico para asegurar el control de los tratamientos y solventar errores perfectamente evitables.
Para todo ello, el uso de las nuevas tecnologías en la gestión integral de clínicas dentales es fundamental.
Formar al equipo en la comunicación con el paciente
La clínica dental puede contar con los mejores profesionales del sector, pero si el trato con el paciente es deficiente no hay mucho que hacer, nunca se creará un vínculo que facilite la retención. La comunicación repercute claramente en la satisfacción del cliente y también en la correcta administración del tiempo.
Cuidar al paciente es una obligación de todos, por lo que la formación afectará desde el doctor hasta a los administrativos. Los trabajadores deben aprender a informar a sus clientes del estado de las citas, prestando especial atención a la forma y el momento de hacerlo, utilizando los canales que sean necesarios para ello. Existen soluciones tecnológicas que posibilitan la realización de estas tareas y la clínica necesita saber cómo utilizarlas.
Un recordatorio de cita vía sms, una llamada o un correo electrónico, por ejemplo, hará que el paciente acuda a su cita o que la modifique, facilitando la organización interna y de las agendas para llenar huecos por el tiempo estimado de la visita con otros posibles pacientes.
Será importante también comunicarles las previsiones de retraso, la existencia de urgencias con prioridad, etc… Se trata de reducir la espera de las personas que acuden a la consulta y el estrés de los trabajadores, que no tendrán que ir a contrarreloj y podrán realizar convenientemente su trabajo.
Medir la satisfacción de los pacientes
Para terminar, no hay que olvidar que todas las acciones que se lleven a cabo para optimizar y gestionar el tiempo en una clínica de ortodoncia acarrearán consecuencias positivas, sin embargo, siempre existirán comportamientos que se pasen por alto y que pueden ser susceptibles de mejora.
Para conocer el nivel de satisfacción de los pacientes hay que preguntarles. Todo lo demás serán especulaciones que pueden acercarse más o menos a la realidad, pero que en ningún caso darán información exacta y de calidad que permita a los gestores mejorar los servicios y la atención. No se puede implementar mejoras a golpe de sensaciones, hay que saber qué mejorar y cuándo hacerlo, y eso se descubre preguntando.
Ellos son el centro y la razón de ser de una clínica, por lo que conocer la opinión de los pacientes constituye una fuente valiosísima de información. Esta puede obtenerse mediante encuestas, buzones de sugerencias o mediante conversaciones en cualquier canal de comunicación. Quién sabe, en ocasiones las mejores ideas para optimizar los recursos pueden llegar de cualquier lugar.
Recuerda, lo importante no es solo lo que pasa en la boca. Una gestión correcta del tiempo incrementará la productividad de tu equipo y hará que los pacientes sean atendidos a su hora, lo que provocará que estén contentos, te recomienden a sus conocidos y vuelvan otra vez. Además tú también dispondrás de más tiempo libre, que podrás dedicar a lo que desees.
