La nueva Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal ha puesto su foco en las formas de fraude asociadas a las nuevas tecnologías. Esto quiere decir que todo software de doble uso queda totalmente prohibido. Pero, ¿qué es un software de doble uso? Son programas que intencionadamente incluyen procesos dirigidos a modificar los registros fiscales con la intención de defraudar al fisco. Estos programas son vulnerables a un uso ilegítimo por parte del usuario que, bajo su propia responsabilidad, podría manipular la contabilidad de la empresa.
Esta Ley de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal establece “la obligación por parte de los productores, comercializadores y usuarios de garantizar en los programas informáticos contables la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede debida anotación en los sistemas mismos”.
Y atención porque las sanciones por el uso de software de doble uso pueden ser de hasta 50.000€ por cada ejercicio. Los sistemas informáticos, como es el caso del software de gestión de clínicas dentales, deberán cumplir los siguientes requisitos, que deberán realizarse de forma automatizada:
- Crear un sistema para que las facturas que se emitan no puedan ser modificadas ni alteradas, ni en su conjunto ni particularmente.
- Generar, de forma simultánea o inmediatamente a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- Capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, de todos los registros de facturación.
Además, este tipo de software deberá incorporar una declaración responsable del cumplimiento de dichos requisitos. Esa declaración será escrita, visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, y conservada durante el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias que se devenguen durante su funcionamiento.
Cambios en Odontonet para su adaptación a la normativa
En el diseño de Odontonet ha primado la comodidad del usuario a la hora de solventar fácilmente errores en el registro de datos contables y de facturación. Esto podría ser usado con fines ilegales, y por ello hemos estamos trabajando para que el software cumpla con todos los requisitos establecidos por el reglamento. Todos nuestros clientes podrán tener la tranquilidad de que su programa de gestión dental sigue la normativa actual contra el fraude fiscal.
Los cambios que se ha aplicado en la última versión del programa son los siguientes:
- A partir de la versión 50.1 no se podrán modificar las facturas. Esto es un requisito imprescindible para poder cumplir la ley. En el caso de que queramos anular la factura, tenemos un botón de “Abono factura” en la ficha de contabilidad del paciente.
- Será necesario configurar la serie de abonos por defecto. Desde Configuración -> Configuración general -> Procedimientos de facturación, hay que rellenar la serie de facturas de devoluciones. Tenemos que tener una serie especial "solo para abonos". No podremos usar como antes en una misma serie facturas normales y abonos. Es decir, ahora hay que tener una serie específica sólo para los abonos.
- Los contadores de las series de las facturas no se podrán manipular. El programa hace un chequeo y lleva una estructura interna para que no se salte ningún número de la serie. Odontonet genera una cadena aleatoria (HASH), para garantizar la trazabilidad de las facturas. Como se intente modificar o manipular los datos, incluso con programas externos y atacar la base de datos directamente, puede ser que las validaciones den error y no sean admitidos por Hacienda, con lo que ello supone por parte del usuario.
- También hemos incorporado la posibilidad de seleccionar impuestos en las líneas de los tratamientos/productos para las facturas. Ayudará a simplificar en el caso de clínicas que trabajen varias especialidades y que vendan productos con IVA.
Como puedes apreciar, Odontonet ya no deja margen para cometer infracción alguna mediante un uso malintencionado, por lo que nuestros usuarios pueden estar tranquilos y centrarse en lo verdaderamente importante: la satisfacción de sus pacientes. Lamentamos las molestias e incomodidades que estos cambios puedan ocasionar en el día a día de la clínica. Estamos convencidos de que la adaptación a la nueva operativa será fácil y rápida.